Tavallinen maanantaiaamu toimistollanne. Yrityksenne tärkeä alihankkija ilmoittaa, ettei pysty toimittamaan sovittua tuotetta. Samaan aikaan yrityksenne avainhenkilö ilmoittaa sairastuneensa ja on selvää, että hän on pidemmän aikaa poissa työstään. Sähköpostiin kilahtaa asiakkaalta oikeustoimilla uhkaileva reklamaatio ja vakuutusyhtiö pyytää selvitystä vahingosta. Illalla uutisissa kerrotaan uudesta kansainvälisestä kriisistä, jonka seurauksena kuljetukset vaikeutuvat ja yrityksellenne tärkeän raaka-aineen hinta lähtee nousuun. Mikään näistä tapahtumista ei välttämättä yksinään horjuta hyvin johdettua yritystä.
Ratkaiseva kysymys onkin: mitä yrityksessä on tehty ennen kuin ongelma syntyy? Varautuminen ei tarkoita pirujen maalaamista seinille, vaan yrityksen toimintakyvyn suojaamista tilanteissa, joissa kaikki ei menekään suunnitelmien mukaan.
Yritykset toimivat periaatteessa aina potentiaalisten riskien keskellä. Osa niistä liittyy omaan toimintaan, osa asiakkaisiin ja sopimuskumppaneihin ja osa tapahtumiin, joihin yksittäinen yritys ei voi vaikuttaa lainkaan. Sota, pandemia, kyberhyökkäys, lakko, talouskriisi, kauppapoliittinen konflikti tai merkittävä muutos energian tai raaka-aineiden hinnassa voi tuntua kaukaiselta riskiltä – kunnes se vaikuttaa toimitusketjuun, asiakkaisiin, henkilöstöön tai rahoitukseen.
Hyvä varautuminen alkaa siksi yksinkertaisesta kysymyksestä: mitkä tapahtumat voisivat aidosti vaikeuttaa tämän yrityksen toimintaa – ja mitä silloin tapahtuisi? Kaikelle ei tarvitse eikä voikaan laatia omaa kriisisuunnitelmaa. Olennaista on tunnistaa ne riskit, joiden toteutumisella olisi yritykselle suuri vaikutus, vaikka niiden todennäköisyys olisi pieni.
Sopimuksen merkitys tai tarve huomataan usein vasta silloin, kun yhteistyö ei enää toimi. Hyvä sopimus ei kuitenkaan ole ensisijaisesti riitaa varten. Sen tehtävä on määritellä jo etukäteen, miten toimitaan, jos olosuhteet muuttuvat.
Kun näihin kysymyksiin etsitään vastausta vasta ongelman syntymisen jälkeen, liikkumavara on yleensä huomattavasti pienempi. Sopimusten säännöllinen läpikäynti onkin yksi käytännöllisimmistä tavoista parantaa yrityksen kriisinkestävyyttä. Ovatko yrityksen tärkeät asiakirjat oikeasti kunnossa? Varautuminen on myös paljon arkisempaa. Missä ovat taltioituina voimassa olevat sopimukset? Ketkä kaikki pääsevät niihin käsiksi? Ovatko hallituksen ja yhtiökokouksen päätökset dokumentoitu asianmukaisesti? Ovatko käyttöoikeudet, valtakirjat, nimenkirjoitusoikeudet ja vastuut ajan tasalla? Entä mitä tapahtuu, jos yrittäjä, toimitusjohtaja tai muu avainhenkilö ei huomenna pystykään hoitamaan tehtäviään? Usein yrityksen haavoittuvuus ei johdu yhdestä suuresta juridisesta virheestä. Se syntyy pienistä asioista: sopimus on yhden henkilön sähköpostissa, tärkeä tunnus vain yhden ihmisen tiedossa tai käytännössä vuosia noudatettu toimintamalli ei käy ilmi yhdestäkään asiakirjasta. Hyvä dokumentaatio ei ole hallinnollista byrokratiaa, vaan paremminkin merkittävä osa yrityksen jatkuvuuden turvaamista.
Myös vakuutusturvaa kannattaa tarkastella osana kokonaisuutta. Yrityksellä voi olla esimerkiksi omaisuus-, keskeytys-, vastuu-, oikeusturva- tai kybervakuutuksia. Pelkkä vakuutuksen olemassaolo ei kuitenkaan vielä kerro, onko yrityksen todellinen riski vakuutettu. Olennaisempia kysymyksiä ovat: mitä vakuutus todella korvaa, mitä se rajaa ulkopuolelle ja vastaavatko vakuutusmäärät sekä omavastuut yrityksen nykyistä toimintaa? Liiketoiminta muuttuu usein nopeammin kuin vakuutukset. Siksi vakuutusturvaa, sopimusten vastuunjakoa ja yrityksen todellisia riskejä kannattaa tarkastella yhdessä eikä toisistaan irrallisina asioina.
Hyvä varautuminen ei tarkoita sitä, että jokainen mahdollinen uhkakuva pitäisi ennustaa oikein. Se tarkoittaa, että yrityksellä on riittävästi vaihtoehtoja silloin, kun jotakin odottamatonta tapahtuu. Parhaimmillaan varautuminen ei näy yrityksen arjessa juuri lainkaan. Sen arvo näkyy vasta sinä maanantaiaamuna, josta tämän kirjoituksen alun esimerkki oli. Silloin kahden yrityksen välillä voi olla ratkaiseva ero: toisessa ryhdytään selvittämään, mitä pitäisi tehdä. Toisessa tiedetään jo, miten toimitaan.
C6 Legalissa varautumista tarkastellaan käytännönläheisesti osana yrityksen liiketoimintaa. Voimme auttaa esimerkiksi keskeisten sopimusten ja vastuiden läpikäynnissä, vakuutusturvaan liittyvien juridisten riskien arvioinnissa, yhtiöoikeudellisen dokumentaation ja päätöksenteon järjestämisessä sekä yrityksen jatkuvuuteen liittyvien juridisten riskien tunnistamisessa.Tavoitteena ei ole tuottaa yritykselle mahdollisimman paljon asiakirjoja. Tavoitteena on sen sijaan, että olennaiset asiat on mietitty silloin, kun niiden miettimiseen on vielä aikaa. Yrityksen todellinen varautumiskyky ei näy silloin, kun kaikki sujuu, vaan se näkyy silloin, kun jokin menee pieleen.
Et voi valita kaikkea, mitä maanantaina saat vastaan mutta voit valita, missä kunnossa yrityksesi sopimukset, dokumentaatio ja vakuutusturva ovat sinä päivänä.
Varaa maksuton alkukartoitus C6 Legalin kanssa – käymme yhdessä läpi, missä on yrityksesi varautumiskyvyn vahvuudet ja heikkoudet sekä kuinka voitte vahvistaa varautumiskykyänne.